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Antes de uma reunião o líder deve enviar a pauta para os integrantes

Antes de uma reunião o líder deve enviar a pauta para os integrantes da equipe e distribuir papeis bem definidos para que os participantes se prepararem. É necessário que todos tenham clareza sobre o papel que cada indivíduo desempenhará no grupo durante a reunião, por isso, logo no começo o líder deve anunciar a todos quem estará responsável pelo quê na reunião.

Os papéis mais importantes para garantir o sucesso de uma reunião são:

Líder: foca na estrutura da reunião, na meta da equipe, na percepção da fala e dos comportamentos de cada indivíduo e nas tarefas que serão realizadas durante a reunião. Escriba: registra os pontos importantes da reunião e sumariza o conteúdo de modo simples e eficaz, podendo resumir a reunião ao final, criar uma ata e distribuí-la para o grupo.

Monitor: garante que as pessoas não se afastem do assunto da reunião e que o processo combinado seja seguido. Traz as pessoas de volta para aquilo que é relevante, sempre que for necessário.

Cronometrista: Garante que os tempos pré-acordados para cada momento da reunião sejam respeitados. Mediador: Garante que as regras, critérios e métodos criados pelo grupo para comunicação, brainstorming, tomada de decisão e responsabilidade sejam lembrados e seguidos. Decide sobre flexibilizar e fazer algo diferente das normas e processos pré-combinados.

Zelador: Gerencia eventuais entradas e saídas de pessoas para trazer materiais, resolver assuntos ou trazer novos indivíduos para a reunião. O zelador decide quem precisa estar presente e quem pode ausentar-se momentaneamente. Monitora o tempo de ausência, faz contato ou vai buscar a pessoa em caso de emergência.

Esses diferentes papeis que devem executados durante as reuniões exigem o emprego de diversas competências e o ideal é

a) alternar as pessoas em diferentes papeis, a cada ciclo de oito reuniões, para que elas tenham tempo para aprender as funções de um papel antes de mudar para outro.
b) sempre repetir os colaboradores nos mesmos papeis, pois através da repetição a pessoa se especializa e desempenha cada vez melhor o papel que foi atribuído a ela.
c) alternar as pessoas em diferentes papeis a cada reunião, exceto o papel de líder da reunião, que é atribuição gerencial e deve ser desempenhado só pelo líder da equipe.
d) alternar as pessoas em diferentes papeis a cada reunião, para que todos da equipe desenvolvam flexibilidade e tornem-se aptos a desempenha-los a qualquer momento.
e) alternar as pessoas em diferentes papeis nas reuniões, a excessão do papel de líder, em ciclos de 4, 6 ou 8 reuniões, conforme decisão conjunta tomada pela equipe.

Solução