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Sobre o ciclo vital dos arquivos de instituições públicas é correto
Sobre o ciclo vital dos arquivos de instituições públicas é correto afirmar:
a) Os documentos correntes se destinam à consulta de agentes internos e externos, graças à divulgação de seu conteúdo em instrumentos de pesquisa.
b) A avaliação deve ocorrer na fase permanente, quando os documentos não mais interessam ao órgão produtor e podem ser facilmente descartados.
c) Os depósitos intermediários servem para armazenar documentos com mais de cinco anos, quando deixam de ter qualquer valor probatório.
d) As ações de conservação e restauração de documentos, com vistas à sua longa duração, são típicas da primeira idade.
e) A vigência e a frequência de uso determinam a permanência dos arquivos correntes junto aos órgãos produtores.
Solução
Alternativa correta: e) A vigência e a frequência de uso determinam a permanência dos arquivos correntes junto aos órgãos produtores. De acordo com o gabarito AVA.
A resposta correta é e) A vigência e a frequência de uso determinam a permanência dos arquivos correntes junto aos órgãos produtores porque, no ciclo vital dos arquivos, os documentos são classificados em três fases: corrente, intermediária e permanente. Arquivos correntes são aqueles que ainda estão em uso frequente ou que possuem valor administrativo ativo. Sua permanência junto aos órgãos produtores é determinada pela sua vigência (enquanto ainda têm utilidade) e pela frequência com que são consultados para atividades rotineiras.
A fase corrente é a primeira etapa do ciclo vital de um documento, durante a qual ele é necessário para o trabalho cotidiano da instituição. Se um arquivo ainda tem valor operacional, é mantido junto aos órgãos que o produziram para facilitar o acesso e a consulta. No entanto, à medida que a frequência de uso diminui ou que a vigência do documento expira, ele pode ser transferido para um arquivo intermediário, onde será armazenado até que se decida seu destino final.
Portanto, a decisão de manter os arquivos correntes com os órgãos produtores está diretamente relacionada à utilidade e à necessidade de acesso contínuo a esses documentos. Assim, a vigência e a frequência de uso são os principais critérios que orientam quando os documentos devem permanecer com os produtores ou quando podem ser transferidos para uma fase posterior do ciclo de vida documental.
Assuntos: Ciclo vital dos arquivos, Arquivos correntes e intermediários, Gestão de documentos em instituições públicas
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